مهندسي مجدد و سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان

مهندسي مجدد و سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان
نويسنده : محمد امين زارع، سعيد روحاني، شركت پردازش سيستم‌هاي مجازي
ناشر : همكاران سيستم
تاريخ انتشار : 07/08/1384


مهندسي مجدد، با هدف شناسايي بهترين روش انجام يك مجموعه فعاليت‌هاي خاص، فرآيندهاي سازمان را مورد تجزيه و تحليل قرار مي‌دهد. براي اين كه سيستم‌ برنامه‌ريزي منابع سازمان بتواند براي سازمان سودمند و اثربخش باشد، بايد دست كم برخي از روش‌هاي كسب و كار سازمان تغيير يافته و روش‌هاي جديدي توسعه يابند. از اين رو مهندسي مجدد فرآيندهاي كسب و كار با پياده‌سازي و استقرار سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، ارتباط نزديكي دارد. مهندسي مجدد فرآيندها، روش‌هاي مختلف انجام يك فرآيند خاص را بررسي كرده و بهترين روش‌ها را برمي‌گزيند.
پيشينه‌ي مهندسي مجدد فرآيندهاي كسب و كار، به قبل از شكل‌گيري سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان برمي‌گردد. نخستين فعاليت‌هاي مهندسي مجدد در دهه 1980 آغاز شد. طي آن سال‌ها فعاليت‌هاي مختلفي براي بهبود فرآيندها و ايجاد فرآيندهاي كارا صورت گرفت. مهندسي مجدد تاثيرات بسياري بر سازمان‌ها برجاي گذارده است. كاهش نيروي انساني، كاهش زمان سيكل توليد محصولات و ارايه‌ي خدمات و افزايش انعطاف‌پذيري سازمان‌ها را مي‌توان به عنوان اصلي‌ترين تاثيرات مهندسي مجدد بر سازمان‌ها برشمرد. اعتبار اصلي سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، پيروي از فلسفه مهندسي مجدد در طراحي مجدد فرآيندها و جريان‌هاي اطلاعاتي سازمان‌ها بوده است. سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان فراتر از يك سيستم اطلاعاتي يكپارچه، سازمان‌ها را به سمت بازنگري و بازبيني فرآيندها و ساختارهاي خود سوق داده‌اند. اين سيستم‌ها با انتقال تجربيات برتر در حوزه‌ي‌ فرآيندهاي عملياتي و زيرساختاري، سازمان‌ها را به سمت افزايش كارايي فرآيند‌ها و ارتقاي انعطاف‌پذيري سازمان‌ها هدايت كرده‌اند. سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان، فرآيندها را به گونه‌اي تغيير مي‌دهند تا قابليت پاسخ‌گويي سازمان به نيازهاي مشتريان افزايش يافته و يكپارچگي عملياتي ميان تمامي فرآيندهاي كسب و كار ايجاد شود.
اُليري [1] دو روش اصلي مهندسي مجدد آزاد و مهندسي مجدد مبتني بر فناوري را براي پياده‌سازي مهندسي مجدد ارايه كرده است. گرچه اين دو روش، تنها روش‌هاي پياده‌سازي مهندسي مجدد نيستند، بيان آن‌ها مي‌تواند گزينه‌هاي ممكن براي اجراي مهندسي مجدد را به خوبي تشريح و ارتباط سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان و مهندسي مجدد را بيان كند.

مهندسي مجدد آزاد [2]: در اين روش، مهندسي مجدد بدون در نظر گرفتن سيستم يا فناوري خاصي و بر اساس نيازهاي سازمان اجرا شده و هيچ محدوديت از پيش تعريف شده‌اي براي بازنگري و طراحي فرآيندها تعريف نشده است. در روش مهندسي مجدد آزاد، فرآيندهاي بهينه براي سازمان طراحي مي‌شود. اين روش در مقايسه با روش مهندسي مجدد مبتني بر فناوري، گران‌تر است، ليكن براي پاسخ‌گويي به نيازهاي سازمان، انعطاف‌پذيري بيش‌تري دارد. اين روش، از روش مهندسي مجدد بر مبناي فناوري كندتر و پياده‌سازي آن نيز مشكل‌تر است. با بهره‌گيري از اين روش سازمان‌ها مي‌توانند به مزيت رقابتي دست يابد، چون فرآيندها تنها براي آن‌ها ايجاد شده و رقبا نمي‌توانند به اين فرآيندها دست‌رسي داشته باشند. اجراي مهندسي مجدد با اين روش ممكن است تغييرات اساسي و ريشه‌اي را براي سازمان به همراه داشته باشد. اين روش در صورتي كه با آموزش، فرهنگ‌سازي و مشاركت كاركنان همراه باشد، در عمل با مشكلات كم‌تري از لحاظ حمايت كاركنان روبه‌رو خواهد شد. هرچند كه در اين روش ممكن است فرآيندهايي كه كاربران با آن‌ها درگير هستند به صورت كامل تغيير كنند.

مهندسي مجدد مبتني بر فناوري [3]: در اين روش ابتدا سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان انتخاب شده و سپس بر اساس اين سيستم، مهندسي مجدد فرآيندها صورت مي‌گيرد. اُليري از اين روش با عنوان مهندسي مجدد محدود، ياد مي‌كند. اين روش نسبت به روش مهندسي مجدد آزاد ساده‌تر و ارزان‌تر است. چون نيازي به تغيير سيستم نيست و تنها فرآيندهاي سازمان با توجه به سيستم تغيير مي‌كنند. اين روش فرآيندهاي سازمان را بر اساس قابليت‌هاي سيستم طراحي مي‌كند. به عنوان مثال فرآيندهاي محصولات شركت SAP به گونه‌اي طراحي شده‌اند كه بتوانند كارها را به بهترين نحو انجام دهند. شركت‌هايي كه محصولات SAP را به صورت كامل پياده‌ مي‌كنند، فرآيندهاي خود را به گونه‌اي طراحي مي‌كنند كه با فرآيندهاي سيستم‌هاي SAP مطابق باشد. روش مهندسي مجدد بر مبناي فناوري، سازمان را با چالش‌هايي نيز روبرو مي‌سازد. طراحي فرآيندها براساس يك سيستم جديد بدون در نظر گرفتن خواست‌ها و نيازهاي كاربران، مقاومت و نارضايتي آن‌ها را برانگيخته و هزينه‌هاي آموزشي قابل توجهي را متوجه شركت‌ها مي‌كند.

بنابر اذعان اُليري در عمل بسياري از موارد مهندسي مجدد براساس روش مبتني بر فناوري صورت مي‌گيرد. طي مطالعاتي كه در خصوص پياد‌ه‌سازي سيستم R/3 صورت گرفته، مشخص شده است كه حدود 16 درصد از شركت‌ها، قبل از پياده‌سازي سيستم، فرآيندهاي خود را مهندسي مجدد نموده‌اند. 30 درصد از اين شركت‌ها نيز اعتقاد داشته‌اند كه نيازي به مهندسي مجدد فرآيندهاي‌شان ندارند و 10 درصد نيز پس از پياده‌سازي سيستم قصد مهندسي مجدد فرآيند داشته‌اند. اغلب شركت‌ها اعتقاد داشته‌اند كه مهندسي مجدد بايد به صورت همزمان با پياده‌سازيR/3 صورت گيرد. 35 درصد از شركت‌ها نيز به تغيير فرآيندها براساس روش مهندسي مجدد آزاد اعتقاد داشته‌اند. در جدول 3 مزايا و معايب هر دو روش بيان شده است.
اُليري بيان مي‌كند كه روش مهندسي مجدد آزاد براي سازمان‌هاي بزرگ مناسب است. سازمان‌هايي كه درآمدهاي بالايي داشته باشند و بتوانند سرمايه‌گذاري‌هاي كلاني را براي مهندسي مجدد فرآيندها و پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان انجام دهند، اين سازمان‌ها ممكن است با هدف كسب مزيت‌هاي استراتژيك به مهندسي مجدد فرآيندهاي خود بپردازند. روش مهندسي مجدد مبتني بر فناوري، براي سازمان‌هاي كوچكي مناسب است كه با محدوديت بودجه و هزينه روبرو هستند. هرچه فرآيندهاي سازمان استانداردتر باشد، امكان استفاده از روش مهندسي مجدد مبتني بر فناوري بيشتر خواهد بود. به هر حال طبق نظر اُليري مهندسي مجدد فرآيندها يكي از اقدامات اساسي قبل از پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان است.


اُليري مطالعات خود را قبل و بعد از پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي منابع سازمان در چندين شركت تكرار كرد. براساس مطالعات او تنها 16 درصد از سازمان‌ها قبل از تجربه پياده‌سازي سيستم، معتقد به انجام مهندسي مجدد قبل از پياده‌سازي سيستم بوده‌اند. ليكن پس از تجربه پياده‌سازي اين رقم به 35 درصد افزايش يافته است. قبل از پياده‌سازي سيستم، 33 درصد از شركت اعتقادي به اجراي مهندسي مجدد نداشته‌اند، در حالي كه پس از پياده‌سازي سيستم تنها 10 درصد از آن‌ها چنين اعتقادي داشته‌اند. با اين اوصاف مشخص مي‌شود كه حتا اگر روش مهندسي مجدد مبتني بر فناوري نيز انتخاب شود، مهندسي مجدد فرآيندها ضروي است.