تجربه‌هاي موفق در مديريت پروژه (بخش سوم و پاياني)

طبقه بندي موضوعي : مباحث عمومي و تخصصي مديريت
نويسنده : www.AMD.com
مترجم : ياسمن حريري
ناشر : همكاران سيستم
تاريخ انتشار : 24/08/1384
اجرا - كنترل: عملكرد تيم‌هاي كوچك به تيم پروژه امكان مي‌دهد قابليت تغيير داشته و در رويارويي با مسايل كم اهميت دچار شكست نشوند. حتا چنان‌چه پروژه‌اي از نظر اندازه و مقياس بزرگ باشد، تيم‌هاي كوچك مي‌توانند به گونه‌اي موثر عمل كنند. به رهبران تيم و يا پروژه اختيار دهيد تا كارهاي مربوط به ناحيه‌ي تخصصي خود را اداره كنند. با برگزاري جلسات هفتگي رسمي و مرور كارها، تمامي افراد را در جريان امور قرار دهيد، اما براي برطرف ساختن مشكلات به محض وقوع، هر روز به طور غير رسمي گفت‌وگويي با افراد تيم پروژه داشته باشيد.
هر جا لازم است از ابزار مكانيزه استفاده كنيد:
اتوماسيون را تا آن جا كه امكان دارد قابل دسترس سازيد. از ابزارهاي مديريت نيازمندي‌ها مانند Telelogic Doors و يا Caliber RM براي پي‌گيري تغييرات ايجاد شده در scope و يا نگه‌داري اطلاعات بسيار مهم ذخيره شده، استفاده كنيد. استفاده از ابزارهاي مديريت پروژه‌ي شركت‌هايي همچون Project Central، eLabor.com و Business Engine به اعضاي تيم امكان مي‌دهد از روند كار اطلاع يافته و در جلوگيري از بروز مشكلات همكاري كنند.
همكاري، همكاري، همكاري:
چنانچه اعضاي تيم در جلسات گفت‌وگو شركت داده شوند، به وابستگي‌هاي كاري كه با ساير اعضاي تيم دارند بيش‌تر واقف شده، از اين رو كارايي و عملكرد موثرتري خواهند داشت. در جلسات هفتگي كه با اعضاي تيم برگزار مي‌كنيد، به بحث درباره‌ي مسايل و مشكلات موجود بپردازيد و استراتژي‌هاي رفع آن‌ها را ارايه دهيد. تمامي افراد را در جريان تمامي امور و روند كار پروژه قرار دهيد.
از مميزي استفاده كنيد:
براي تشخيص درستي پروژه، هر دو هفته يك بار جلسات مميزي داشته باشيد و موقعيت و روند كار پروژه را بررسي كنيد. مسايلي كه در طول يك جلسه‌ي مميزي مطرح مي‌شوند مربوط به روند واقعي كار و تخمين هزينه‌ها، برطرف كردن نيازمندي‌ها براي كنترل scope و كيفيت كلي پروژه در بازدهي و كارايي مي‌شود. از نمودار و برنامه‌ي پروژه به عنوان راه‌نما استفاده كنيد. پروژه‌هايي كه داراي چرخه‌ي حيات كوتاه مدتي هستند نيز مي‌توانند از جلسات مميزي بهره‌مند گردند تا اطمينان يابند كه بر طبق زمان‌بندي برنامه‌ي پروژه پيش رفته و وقتي را بيهوده از دست نداده‌اند.
اگر معيارهاي استاندارد را توسعه ندهيد، نمي‌‌توانيد نقاط ضعف پروژه را بهبود بخشيد و نيز قادر به پيشرفت در كار و توجه بيش‌تر به مشكلات نخواهيد بود. صرف نظر از اندازه‌ي پروژه، چنان‌چه كنترل تغييرات ميسر نباشد، پروژه از برنامه‌ي كار عقب افتاده و در زمان تعيين شده عرضه نخواهد شد. از ابزارهاي مديريت پيكربندي و مديريت نيازمندي‌ها براي اداره و كنترل فرايند تغييرات استفاده كنيد.
تست:
تست گاه به گاه پروژه سبب مي‌شود اطمينان يابيد كه پروژه بر طبق برنامه پبش رفته و در تاريخ تعيين شده عرضه خواهد شد. تست بايد دست كم بر روي پانزده درصد از كل پروژه صورت گيرد. اگر در پيش‌برد پروژه از فناوري‌هاي جديد استفاده مي‌شود، دست كم سي درصد از زمان پروژه را بايد به تست اختصاص داد.
از يك برنامه‌ي پياده سازي گام به گام استفاده كنيد كه فرايندهاي تست توليد، نيازمندي‌هاي نصب و برنامه‌هاي مديريت برطرف ساختن مشكلات را تحت پوشش قرار دهد.
تكميل نهايي پروژه:
بررسي موشكافانه: اكنون زمان آن رسيده است كه به بررسي دقيق هر آن چه كه باعث بهبود در فرايند توليد و پشتيباني از محصول مي‌شود، بپردازيد و در نظر داشته باشيد كه از اين نقاط قوت در پروژه‌هاي آتي نيز استفاده كنيد. به جمع آوري تمام نكته‌ها و نقاط ضعفي كه باعث به تعويق انداخته شدن پروژه شده‌اند، اقدام كنيد. پس از پياده سازي، بخش‌هايي از پروژه را كه با موفقيت اجرا شده‌اند، تعيين كنيد. اين امر مهم سبب مي‌شود كه در پروژه‌هاي بعدي نيز با موفقيت كار را پيش ببريد. نيازمندي‌ها و فرايندهاي طراحي را كنترل كنيد. ممكن است نكته يا بخش بسيار مهمي از قلم افتاده باشد كه تصحيح آن‌ها در اين مرحله آسان باشد.
استفاده از تجربه‌هاي پروژه‌هاي بزرگ خوب است، اما براي پروژه‌هاي كوچك، وقت‌گير بوده و ضرورتي براي استفاده از آن‌ها نيست. مديران پروژه نبايد وابسته به مجموعه‌اي از تجربيات صورت گرفته در ساير پروژه‌ها باشند. فرايندها بايد درخور پروژه‌ي در حال انجام باشند. چنانچه سازماني داراي تجربيات متعدد در گونه‌هاي مختلفي از پروژه‌ها باشد، بايد منبعي از تاريخچه‌ي سازماني باشد كه به عنوان نقطه‌ي آغاز در فرايندهاي طراحي به كار گرفته شود. فرايندهايي كه در پروژه‌هاي گوناگون موثر واقع شده‌اند، ممكن است در ديگر پروژه‌ها و حتا آن‌هايي كه داراي چرخه‌ي توليد كوتاه مدتي هستند، كارگر باشند.