تجربه‌هاي موفق در مديريت پروژه (بخش نخست)

طبقه بندي موضوعي : مباحث عمومي و تخصصي مديريت
نويسنده : www.AMD.com
مترجم : ياسمن حريري
ناشر : همكاران سيستم
تاريخ انتشار : 17/08/1384

سازمان‌ها همچنان به دنبال يافتن راهي براي كشف معماي بهترين تجربيات مديريت پروژه (PM) در دنيا هستند، اما گام‌هايي كه شركت‌ها و افراد را به سوي مديريت موفق پروژه‌ها هدايت مي‌كنند، پيچيده و مبهم به نظر نمي‌رسند. اين گام‌ها، رويه و روال استانداردي هستند كه چنان چه به درستي پيش رفته و اجرا شوند، شانس‌هاي يك پروژه را براي موفقيت افزايش مي‌دهند. كلمه‌ي كليدي كه در اين جا مطرح مي‌شود، «اگر» است.

پروژه‌ها با شكست مواجه مي‌شوند، زيرا از برنامه‌ريزي ضعيف و مقررات پيچيده و بدون نظمي برخوردارند. اين دو عامل سبب مي‌شوند كه زنجيره‌ي عمليات از بازدهي و نتيجه‌ي مطلوبي برخوردار نباشد. صرف‌نظر از اندازه و مقياس، پروژه‌هاي خوب و مناسب از يك برنامه‌ريزي دقيق و مديريت فعال برخوردار و بهره‌مند هستند. اگر از تئوري 80/20 پيروي كنيد متوجه مي‌شويد كه با 20 درصد افزايش در فرايند برنامه‌ريزي، 80 درصد به بازدهي پروژه‌ي شما افزوده خواهد شد. شركت Giga انتظار دارد شاهد افزايش ساليانه‌ي پانزده درصدي در تجربيات حاصل از مديريت پروژه طي پنج سال آينده باشد. شركت‌ها بايد از اين تجربيات استفاده كرده و فرايندهاي مديريتي نظير برنامه‌ريزي و ارتباطات را به گونه‌اي مؤثر و كارا توسعه داده و به كار گيرند.

توصيه‌ها
كتاب‌خانه‌اي پرمحتوا و غني از روش‌هايي ايجاد كنيد كه در پروژه‌هاي پيشين، كارا و موثر بوده‌اند. اين كتاب‌خانه، انبار و مخزني است كه با موفقيت هر پروژه، غني‌تر مي‌شود. ابزارهاي مديريت نيازها، منابعي بسيار مناسب براي اطلاعاتي هستند كه مي‌توان از آن‌ها به طور مجدد استفاده كرد. زماني كه پروژه‌ها تكميل شدند، يك بررسي انجام دهيد تا تغييرات لازم در روند انجام امور را براي به روز رساني و بهبود مديريت پروژه اعمال كنيد.

براي سازمان‌هايي كه فاقد داده‌هاي تاريخي قابل دست‌رس براي پروژه‌ها هستند و قصد خريداري و استفاده از روش‌هاي توسعه يافته را دارند، برنامه‌اي آموزشي همراه با مشاوران با تجربه در نظر بگيريد كه نه تنها به آموزش روش‌هاي اصلي و هسته‌اي مي‌پردازند، بلكه درباره‌ي بخش‌هاي كليدي نظير مديريت هزينه‌ها، وضع ماليات و مديريت نيازها نيز آموزش‌هاي لازم را ارايه مي‌دهند.

گروه علمي و اطلاعاتي انستيتوي مديريت پروژه (PMI) اطلاعات دقيق و موشكافانه‌اي را درباره‌ي روند مديريت حرفه‌اي پروژه‌ها فراهم مي‌سازد. ISO 9000 و Capability Maturity Model (CMM) نيز منابع بسيار خوبي براي دست‌يابي به بهترين اطلاعات و تجربه‌هاي مديريت پروژه هستند. از آن جايي كه ممكن است هريك از اين استانداردها براي نيازهاي سازمان شما پيچيده و مبهم باشد، روش‌هاي فردي شما مي‌توانند به بهبود وضعيت ضعيف برخي از بخش‌ها در مديريت پروژه كمك كند.

ما زمان آن را نداريم كه كار را درست انجام دهيم، اما زمان آن را داريم كه كار را به پايان برسانيم!
علي‌رغم اين ادعا كه مديريت پروژه به عنوان امري معمول پذيرفته مي‌شود، واقعيت اين است كه كم‌تر از نيمي از شركت‌هايي كه ادعا مي‌كنند داراي تجربيات مديريت پروژه‌ي يكپارچه هستند، داراي روش‌هاي استاندارد فراتر از پروژه‌هاي استراتژيك هستند. پروژه‌هاي متفاوت داراي عملكردي متفاوت هستند و اين عملكرد در هر پروژه‌ي جديد تغيير مي‌كند. بدون ساختار و روندي استاندارد براي اجرا، پروژه‌ها با شكست مواجه خواهند شد.

پشتيباني از نيازهاي مناسب و مورد قبول، باعث مي‌شود تيم‌هاي پروژه وادار به تنظيم دوباره‌ي تاريخ عرضه‌ي پروژه و نرسيدن به مهلت نهايي شوند. فشارهاي سازماني نظير: پشتيباني از قابليت دست‌رسي به منابع، مديران پروژه را وادار به يافتن پوشش‌هاي مناسب مي‌كند. هنگامي كه فشار براي عرضه زياد مي‌شود، گام‌هاي ضروري و لازم در انجام پروژه با سرعت بيش‌تري طي مي‌شوند. در اين صورت، نتيجه‌ي نهايي مطلوب نخواهد بود و براي از بين بردن نقاط ضعف پروژه كه بسيار هم پر هزينه‌تر از مراحل برنامه‌ريزي خواهد بود، بايد كار را به طور مجدد انجام داد.

تمامي پروژه‌ها مورد حمله و سرزنش قرار مي‌گيرند، اما در يك اقتصاد نامعلوم، وارد كردن فشارهاي زياد بر روي مديران پروژه و مسئولان امور مالي، باعث مي‌گردد كه پروژه‌ها به نحوي بهتر و با نقاط ضعف كم‌تري به بازار عرضه شوند. شركت‌هايي كه داراي كاركنان كم‌تري هستند و يا بر برون سپاري تكيه دارند، مي‌دانند كه يك فرايند بدون ضعف، كليد توسعه‌ي برنامه‌هاي كاربردي به نحوي بهتر و اجتناب از انجام دوباره‌ي كار و هزينه‌هاي بالاي آن محسوب مي‌گردد.

حتا در چرخه‌هاي پر سرعت حيات مي‌توان از برنامه‌ريزي و مديريت تجربه‌هاي موفق پيشين، بهره‌مند شد. در پروژه‌هاي سنتي، برنامه‌ريزي فرايندي جامع به شمار مي‌آيد. اين فرايند درباره‌ي ساخت و به راه اندازي مجدد چرخه نيست، بلكه به منظور يافتن بخش‌ها و برنامه‌هايي است كه در گذشته موفق بوده و نيز به كار بستن آن‌ها در پروژه‌هاي فعلي مفيد خواهد بود.

چالش نهايي براي مديريت پروژه آن است كه فرايندي قابل تكرار را بيابيم و به گونه‌اي آن را درون سازمان معرفي كنيم كه بخش‌هاي مختلف سازمان، آن را پذيرفته و از مزاياي آن پشتيباني كنند. كليد بهترين عملكرد در مديريت پروژه، به چگونگي انجام و اجراي آن پروژه بستگي دارد. پروژه‌ها از عمليات استاندارد قابل تكرار بهره‌مند خواهد شد.