تجربه‌هاي موفق در مديريت پروژه (بخش دوم)

طبقه بندي موضوعي : مباحث عمومي و تخصصي مديريت
نويسنده : www.AMD.com
مترجم : ياسمن حريري
ناشر : همكاران سيستم
تاريخ انتشار : 21/08/1384
بهترين تجربيات مديريت پروژه به دوازده گونه‌ي متفاوت نوشته شده‌اند. PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) اين تجربيات را به سي و هفت ناحيه‌ي كليدي انجام فرايند تقسيم مي‌كند. بيش‌تر پروژه‌ها پيش از آن كه مدير پروژه موفق به شناسايي تمامي ناحيه‌هاي ياد شده شود، به پايان مي‌رسند. PMBOK مديراني را برمي‌گزيند كه از اهميت هر ناحيه به اندازه‌ي كافي اطلاعات داشته باشند.
متاسفانه، چرخه‌هاي كنوني حيات به طور موثري از جزييات اشاره شده در PMBOK پشتيباني نمي‌كنند. قابليت تغيير در اين جا از اهميت حياتي و ويژه‌اي برخوردار است. به منظور برنامه‌ريزي و اجراي موثر، بايد اين چرخه را با فازهاي كوچك و قابل تكرار تقسيم كرد كه براي دست‌يابي به اهداف مورد نظر پروژه مناسب باشند. در زير به مراحلي اشاره شده است كه براي موفقيت پروژه بايد آن‌ها را اجرا كرد:
Scope:
پيش از آغاز پروژه، بايد شواهدي در دست داشته باشيم كه نشان دهد اين پروژه ارزشمند است. بايد پيش از آغاز پروژه، آن را از لحاظ تهديدها و منافع سازماني و تاثيرات تكنولوژيكي مورد مطالعه قرار دهيم. از يك فرايند ساخت يافته در پروژه‌هاي خود پيروي كنيد. پيش از شروع كار، تمامي جوانب امر، به ويژه تهديدهاي مربوط به فناوري اطلاعات را در نظر بگيريد. اطمينان حاصل كنيد كه پروژه‌ي مورد نظر شما از پشتيباني كسب و كار معيني برخوردار است و معيارهاي كسب و كار و تكنولوژيكي لازم را براي پشتيباني از پروژه جمع آوري كنيد.
برنامه‌ريزي:
برنامه‌ريزي جامع براي پروژه‌ها، امري ضروري و بسيار مهم است، حتا اگر داراي چرخه‌ي توليد كوتاه مدتي باشد. اهداف پروژه را با برتري دادن به قابليت‌هاي قابل عرضه براي تمركز تيم بر روي مسايل خاص و مهم، قابل دست‌رس سازيد. افراد تيم پروژه، سرمايه‌گذاران و مسئولان و تضمين‌كنندگان را از نزديك در جريان تمامي كارها و بخش‌ها قرار دهيد تا از تهديدهايي كه ممكن است متوجه پروژه باشند، اطلاعات لازم را كسب كنند. بدين طريق، جبهه‌اي واحد تشكيل مي‌شود، زيرا تمامي دست‌اندركاران پروژه از آسيب‌هايي كه ممكن است بر اثر تغييرات به پروژه وارد شوند، آگاهي دارند.
واقع‌گرايي را در برنامه‌ريزي خود فراموش نكنيد. اهداف بلند مدت (يك تا سه سال) و اهداف كوتاه مدت (يك تا سه ماه) را معين كنيد. براي تحويل به موقع پروژه در تاريخ‌هاي تعيين شده، لازم است يك برنامه‌ي كاربردي ساده و يا سايتي با قابليت‌هاي بهبود يافته عرضه كرد. مكالمات آزاد در اين گونه موارد، براي برآورده كردن انتظارات از اهميت بالايي برخوردارند.
تعيين نيازمندي‌ها:
گفت‌وگويي با سرمايه گذاران داشته باشيد تا اهداف قابل استفاده و تجاري پروژه را تعيين كنيد. تيم پروژه را بر آن داريد تا بر روي مسير درست تمركز كرده و انتظارات كاربران نهايي را برآورده سازند.
مراحل مهم كار را زياد توسعه ندهيد، بلكه آن‌ها را به گونه‌اي نزديك به هم طراحي كنيد كه مورد توجه خاص قرار گيرند. برنامه‌هاي خود را عمومي كنيد. اطلاعات اصولي و مرتبط با هم، نظير ايميل، صفحات اينترنتي پروژه و يا ابزار مديريت پروژه‌ي سازماني را تا حدي كه امكان دارد قابل دسترس سازيد. هرچه تعداد افرادي كه با نيازمندي‌هاي پروژه و برنامه‌ريزي براي پيش‌برد آن آشنايي دارند بيش‌تر باشد، دليل كم‌تري براي اشتباه وجود خواهد داشت. دست‌رسي وسيع به پروژه باعث مي‌شود تا ساير افراد، مشكلات و نقص‌هايي را كه ممكن است مدير پروژه از قلم اندازد، شناسايي كنند.